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TOT: gestión de bibliotecas

Utilizando como base el programa de gestión documental Inmagic® DB/TextWorks, TOT permite una gestión integrada: entrada de datos (catalogación) y consulta, préstamo, adquisiciones y control de revistas, en local y entorno web.

Para una gestión integral del centro de documentación o biblioteca

Características principales

El programa opera en Windows y ha sido traducido y adaptado a las necesidades de las bibliotecas en España.

Algunas ventajas en relación a los programas tradicionales son:

• es versátil, ya que pueden añadirse campos tanto para la entrada de datos como para las búsquedas, personalizarse las pantallas de visualización e impresión, etc.
• permite diseñar bases de datos no estrictamente bibliográficas (sobre fuentes de información, directorios, biografías de autores locales, etc.)
• integra imágenes en blanco/negro, color, trama de grises, sin estar ligado a ningún hardware específico;
• permite distribuir -sin coste adicional de licencia de uso- la propia información en CD-ROM con el programa de búsqueda ya incorporado;
• permite volcar directamente la información en Internet/Intranet.
• dispone de módulos opcionales para la distribución por Internet/intranet.
• incorpora registros provenientes de fuentes distintas (MARC, Dbase, Access, Word, etc.).
• Excelente relación prestaciones/precio.

Inmagic para bibliotecas trabaja en entornos Windows y puede crecer según sus necesidades.

¿Cómo trabaja?

Entrada de datos - catalogación

• Catalogación de todo tipo de documentos.
• Creación de plantillas de precatalogación para los diferentes tipos de documentos
• Posibilidad de asignación automática de información en todos los campos.
• Posibilidad de catalogación compartida.
• Catalogación analítica de monografías y publicaciones seriadas.
• Crea y asocia los diferentes tipos de registros: bibliográficos, de autoridad y de ejemplares y fondos.
• Soporta estándares MARC para la importación de registros de otras bases de datos, a través de "Marc Transformer".
• Control de autoridades en los campos que se desee: permutación del término de autoridad aceptado por otro alternativo, conservando sus referencias, relaciones y notas.
• Acceso en línea a los ficheros de autoridades con el fin de seleccionar los términos mientras se realiza el proceso de catalogación.
• Corrección automática de un término en los registros bibliográficos asociados al mismo cuando se corrige en los archivos de autoridades.

Recuperación de la información y OPAC

• Consulta pública al catálogo (OPAC). Acceso únicamente de consulta. Posibilidad de configurar las pantallas de visualización del OPAC para distintos tipos de usuarios o dependencias.
• Posibilidad de hojear los índices en cada campo.
• Búsqueda en uno o varios campos y/o en texto completo mediante cualquier término o términos en secuencia.
• Búsqueda documental sobre los registros bibliográficos. Utilización de truncamientos y de operadores booleanos y/o de proximidad dentro de un campo o combinando varios.
• Presentación de formatos ISBD o definibles según las necesidades.
• Conservación transitoria de los registros asociados a una consulta. Posibilidad de guardar en disco la información solicitada.
• Difusión Selectiva de la Información (DSI): creación de perfiles de búsqueda, con edición de catálogos personalizados.
• Entrada de datos y recuperación a través de múltiples conceptos.
• Publicación del catálogo en web.

Préstamo de documentos

• Identificación y control, mediante lectura óptica de código de barras, de los ejemplares que ingresan en los depósitos.
• Posibilidad de definir los diferentes perfiles de préstamo en función de los diferentes tipos de usuarios y de fondos.
• Actualiza automáticamente el estado de los ejemplares, tanto a nivel de préstamo como de consulta y OPAC.
• Visualización de la situación del usuario (tipo de préstamo, departamento, etc.)
• Visualización de la situación del documento (tipo de documento, tipo de préstamo, etc)
• Visualización si el documento está prestado o no, en el momento de realizar una consulta
• Gestión de reservas. Notificación de la disponibilidad de los fondos reservados.
• Previsión de fechas de devolución y control automático del cumplimiento de los plazos.
• Expedición automática de correspondencia relativa a los trámites e incidencias de los préstamos.
• Listados de fondos en préstamo con plazo de devolución vencido.

Gestión de adquisiciones

• Elaboración de pedidos aprovechando la información predeterminada en las plantillas de pantallas.
• Gestiona todo tipo de adquisiciones: compra, canje, donación, etc.
• Control del pedido en todas sus fases, con información del estado en que se encuentra.
• Precatalogación de los registros pedidos.
• Control presupuestario por partidas.
• Envío de órdenes de pedidos, cartas de reclamación, avisos de recepción para peticionarios, etc.
• Control de la recepción, reclamación, cancelación y facturación de los pedidos.
• Previsión de fechas de recepción y generación automática de reclamaciones.
• Gestión de peticionarios.
• Gestión de proveedores.
• Estadísticas e información de los diversos procesos.

Gestión de publicaciones periódicas

• Gestión de la renovación de suscripciones.
• Periodicidad y códigos de revistas definidas por el usuario.
• Tratamiento de llegadas de números que no corresponden a las previsiones de recepción: números posteriores, extraordinarios, suplementos, índices, etc.
• Información de los números pendientes de recibirse, recibidos, extraviados, reclamados, con plazo sobrepasado, etc.
• Envío de avisos de recepción de fascículos.

Integración de información externa

• Integración de registros provenientes de otras bases de datos.
• Posibilidad de incluir en los registros catalográficos transferidos, datos acerca de la procedencia del registro.

Edición de productos

• Posibilidad de distribuir la información contenida en el catálogo de la Biblioteca a personas o instituciones mediante CD, con el software de consulta incorporado.
• Edición de listados para catálogos y para la gestión y control de los distintos procesos.
• Edición de tejuelos.
• Facilidades del sistema para seleccionar y ordenar la información a editar, así como para definición de formatos de edición.