Nº: 54
Agosto 2006
edita:  


Noticias
Gestión estratégica de documentos: compartir conocimiento y asegurar la memoria corporativa

En pocos años la documentación en soporte digital en las organizaciones representa el 90% de toda la documentación disponible. Además su crecimiento se sitúa entre un 20% y un 50% anual. Estamos pues ante una nueva realidad que demanda nuevas formas de tratamiento, gestión y organización de la documentación. Muchas organizaciones han empezado a constatar que este crecimiento exponencial de la documentación en soporte digital está afectando seriamente su eficacia y eficiencia: informes que deben repetirse porque no se localizan en la red, documentos que ya no se pueden abrir porqué la nueva versión de Word no lo permite, correos electrónicos con propuestas de convenio o con pedidos que se quedan las carpetas personales del “Outlook”, etc. Muchas organizaciones han detectado la necesidad de llevar a cabo un plan de actuación corporativo que asegure:
  • un rápido acceso compartido a los documentos: informes, cartas, correos electrónicos, etc.
  • una gestión ágil de aquellos documentos que deben eliminarse para evitar duplicidades y carpetas con documentación obsoleta
  • la seguridad de que se podrá seguir accediendo a determinados documentos en un futuro y que estos podrán seguir “leyéndose” al cabo de unos años (3, 5 años o de manera permanente).
La documentación digital tiene unos riesgos que es necesario tener en cuenta:
  • La obsolescencia de los formatos: ¿podremos abrir un documento escrito con un procesador de texto de una versión de hace años?
  • La necesidad de establecer pautas de preservación y migración de soportes y formatos. ¿Qué documentos debemos preservar y como asegurarnos que podremos “leerlos” y reutilizarlos si es necesario al cabo de unos años?.
  • Los equipos de lectura que varían en pocos años. Hoy, por ejemplo, ya no es posible acceder a muchos CD-ROMs de hace apenas 5 o 6 años.
  • La facilidad de replica de los documentos, que a menudo dificulta identificar la autoría o propiedad intelectual de un determinado documento.
  • La posible fractura digital en las organizaciones si no se garantiza, por ejemplo, que todo el personal puede acceder a la Intranet.
Los documentos son fuente de conocimiento y algunos forman parte de la memoria corporativa. Tener definido un cuadro de clasificación de los documentos y unas pautas corporativas comunes y consensuadas de gestión de la documentación se ha convertido en un requerimiento de primer orden. Sin una actuación decidida por parte de la dirección, cada vez la situación deviene más compleja de gestionar y ello tiene un impacto directo en los procesos de producción.

El mayor catálogo de bibliotecas del mundo ahora en Internet

Los usuarios de Internet ya pueden acceder a WorldCat.org, el mayor catálogo del mundo, con más de 10 000 bibliotecas participantes.
WorldCat no sólo incluye grandes centros de información como la Library of Congress o la British Library, sino que cuenta también con la participación de pequeñas bibliotecas públicas, museos, etc. Cada 10 segundos una biblioteca incluye un nuevo registro en WorldCat, que en la actualidad cuenta con más de 70 millones de registros y más de un billón de localizaciones (holdings).

Su página web permite además descargar gratuitamente e incorporar en nuestra web corporativa, blog, etc., la casilla de búsqueda de WorldCat, permitiéndonos así el acceso a colecciones de bibliotecas de cualquier parte del mundo.

Más información: http://www.worldcat.org/

OCLC adquiere DiMeMa

OCLC ha adquirido DiMeMa (Digital Media Management), empresa encargada del desarrollo de CONTENTdm, el software distribuido por OCLC para la gestión de colecciones digitales.

CONTENTdm ofrece la posibilidad de recopilar, organizar y distribuir vía web todo tipo de documentos (texto imagen, audio, video) de un modo fácil, rápido de implementar, automático y acorde a los estándares actuales.

DOC6 distribuye en España CONTENTdm. Entre los clientes que ya han adquirido este producto se encuentran el Institut del Teatre y el CBUC (Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya).

Más información: http://www.oclc.org/contentdm/

'Ciberp@ís' analiza las webs municipales

El suplemento sobre Internet y nuevas tecnologías del diario El País ha publicado la sexta edición del estudio Radiografía de Webs Municipales, que analiza desde 2001 las páginas web de las capitales de provincia de España y de las ciudades con más de 75.000 habitantes.

El estudio destaca una mejora general, pese a las deficiencias en accesibilidad, y la proliferación de servicios para dispositivos móviles.

Barcelona y Zaragoza repiten por segundo año consecutivo como mejores páginas de España. Destaca también Castellón, que en 2003 ocupó la última posición y en la actualidad se ha colocado en tercer lugar. Otras webs destacadas por su mejora son Vigo, Gijón y L’Hospitalet.

Más información: http://www.elpais.es/suple/ciberpais/index.html?d_date=20060713

Novedades
Nuevas fuentes en LexisNexis

LexisNexis, el servicio de información empresarial, fiscal, legal y de actualidad internacional para empresas, universidades y administración, ha incorporado las siguientes fuentes de información durante el último mes:

http://www.lexisnexis.com/infopro/current/sources/

La web del mes

del.icio.us es un servicio online de gestión de marcadores sociales que permite agregar, categorizar y compartir con infinidad de usuarios nuestros propios enlaces de interés. De este modo, no sólo podemos consultar nuestros favoritos desde cualquier lugar, sin necesidad de entrar en nuestro propio ordenador, sino que también podemos consultar los marcadores de otros usuarios.

Por cada URL que queramos incorporar debemos añadir una breve descripción y un tag (etiqueta), que nos permite agrupar los diferentes enlaces en categorías.

del.icio.us fue creado en el 2003 y el 9 de diciembre de 2005 fue comprado por Yahoo!.

Ofertas
Oferta ABC-CLIO

Oferta para suscripciones a las bases de datos de temas históricos y sociológicos de ABC-CLIO. Descuentos especiales, tanto para suscripciones institucionales como para consorcios. La oferta promocional es válida hasta el próximo 30 de noviembre.

Las facultades, institutos, fundaciones… que incorporan estudios de historia y sociología, tienen la ocasión de ampliar sus recursos de información electrónica.

Más información: suscrip@doc6.es

Mejores prácticas
Mejores prácticas y proyectos recientes realizados por doc6

  • Auditoria de gestión documental (GISA, gestión de infraestructuras)
  • Auditoria de la documentación (TermCat)
  • Pautas de tratamiento de la documentación y cuadro de gestión documental (Consejo de Colegio de Farmacéuticos)
  • Implementación del gestor bibliográfico RefWorks en la Universidad Católica San Antonio de Murcia